Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke. Esas son las 5 palabras que definen a la metodología japonesa que utilizan las empresas para ordenar sus espacios y procesos de gestión. Cada S tiene un objetivo particular.
Seiri significa Clasificación: identificar lo que es necesario y descartar el resto; Seiton es Orden: una vez que se despejó el espacio, se ordena; Seiso es Limpieza: se atacan las fuentes de suciedad; Seiketsu significa Estandarización, se establecen normas y procedimientos, y Shitsuke es Disciplina: se fomenta el esfuerzo para seguir mejorando.
La metodología 5s nació en Japón en los años 60 y la primera empresa en implementarlo fue Toyota. Es una herramienta que originalmente fue creada para fábricas y plantas industriales, por eso es más fácil verlo aplicado en procesos materiales, con máquinas y herramientas de trabajo. En una planta, la gente está acostumbrada a un entorno de orden y limpieza, y los puestos de trabajo son más despersonalizados. Pero cuando se quiere trasladar esta práctica a una oficina es un poco más complejo porque no sólo se trata de espacios mucho más personales sino que los procesos sobre los que se trabajan son, en su mayoría, intangibles. Por ejemplo, la solicitud de un pago, su recepción y ejecución. En Mirgor las 5s son parte de los objetivos estratégicos de la empresa para fortalecer su desempeño y competitividad. Sólo en 2019, recibió cuatro premios de la AOTS, el Centro de Capacitación y Consultoría en Management Japonés, por haber alcanzado los niveles que exige esta organización. Esta metodología de trabajo se implementó por primera vez hace cinco años en las plantas de ensamblaje de Río Grande, pero recién hace dos que se lleva a cabo en las oficinas de la Avenida del Libertador, en Buenos Aires.
Pablo Scoles, Gerente de Operaciones Comerciales, y Diego Martínez, Jefe de Oficina Técnica, forman parte del equipo que lleva adelante este cambio en la cultura organizacional de la empresa. En un “safari de problemas”, como dicen ellos, y, junto con otras personas, se dedican a relevar los procesos de cada una de las áreas, identificar los puntos de tensión y trabajarlos. Si bien es un sistema que está cada vez más incorporado, es un proceso lento que muchas veces genera resistencia porque implica cuestionarse constantemente por qué las cosas se hacen como se hacen y qué sentido tienen. Ahora bien, en un contexto de aislamiento social en el que la gran mayoría de las personas se encuentra trabajando desde su casa, puede parecer que las 5s no tengan mucho para ofrecer, más allá de recordar la importancia de tener el espacio de trabajo limpio y ordenado. Sin embargo, esta nueva situación laboral plantea un escenario del que se podría seguir aprendiendo: cuando se trabaja en la oficina hay un funcionamiento que se da por sentado, desde tener una impresora a mano, hasta levantarse, alcanzarle un papel a un compañero o buscar documentos en un cajón. En ese sentido, estar trabajando desde casa deja en evidencia no sólo la pérdida de ese tipo de comodidades sino también cuáles procesos están estandarizados y cuáles no. Saber dónde encontrar la información que se necesita para trabajar, quién es la persona responsable de completar un dato y cómo contactarla es, en este contexto de cuarentena, una señal de que esos procesos están funcionando de manera ordenada.
A su vez, todas las cosas que no se están pudiendo resolver con facilidad sirven para repensar cómo podrían mejorarse y estandarizarse. Por eso, aunque esta situación pareciera no ser la óptima para seguir aprendiendo e incorporando esta metodología, trabajar desde casa puede ser un buen momento para observar el entorno laboral desde una perspectiva completamente nueva. Sin la comodidad del funcionamiento cotidiano de una oficina, es una buena oportunidad para reconocer quiénes están adentro de la cadena que implica cada proceso, cómo se están llevando a cabo y, a su vez, recordar que el trabajo que hace cada uno también forma parte del trabajo
